Seit Anfang 2025 sollen Unternehmer Rechnungen im Format E-Rechnung schreiben. Zumindest gilt das für alle Rechnungen, die höher als 250 Euro ausfallen und die nicht von „Kleinunternehmern“ gestellt werden. In der E-Rechnung steckt mehr drin, als in einer normalen Rechnung. Die wichtigsten Daten müssen elektronisch auslesbar sein. Das ist so, als wäre in dem Dokument eine kleine Tabelle versteckt, in der nochmal Sender, Empfänger, Leistung, Betrag und alle anderen gesetzlich vorgeschriebenen Daten stehen.
Es gibt kein zwingendes Format für die E-Rechnung, Hauptsache Rechnungssteller und -empfänger einigen sich auf ein Format, was die Anforderungen erfüllt. 2 bekannte Formate sind bisher XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verwendet. ZUGFeRD ist vor Allem für kleinere Unternehmen gedacht, kann aber auch die Anforderungen von XRechnung erfüllen.
Wenn Sie einfach mal eine solche E-Rechnung schreiben wollen, dann empfiehlt sich ein kleines Programm: PDF24. Besser bekannt als „Das Schaf“ ist es seit Jahren die Nummer 1 für das Bearbeiten von PDFs. Unter Leitung von Stefan Ziegler wird es stets weiterentwickelt und gilt als das Schweizer Taschenmesser für PDFs. Seit 2006 gibt es das Schaf und inzwischen spricht es 34 Sprachen. Mehrere Millionen Downloads sprechen klar für das Programm. Doch wie nun zur E-Rechnung? Ganz einfach: Öffnen Sie PDF24. Wählen Sie unten links: Rechnung erstellen. Dann geben Sie die ganzen wichtigen, auszulesenden Daten nochmal in die Maske ein und bestätigen. Das Programm erstellt jetzt eine E-Rechnung. Das lohnt sich aber nur bei wenigen Rechnungen, denn der Aufwand ist relativ hoch. Trotzdem ist es schön, diese sonst sehr teure Funktion, einfach in einem kostenlosen Programm nutzen zu dürfen.
Maik Sandmüller, Fachinformatiker und Sachverständiger für Datenschutz
Dieser Beitrag gehört zur Kolumne „Computerprobleme“, die regelmässig im Unstrut-Echo erscheint.